Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
Chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của quá trình kế toán có tác dụng:- Chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Căn cứ để ghi sổ kế toán
- Cơ sở kinh tế để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, tố cáo
- Quản lý giám sát quá trình kinh tế.
1. NỘI DUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN :
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên, Số hiệu, Ngày lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán nói trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
* Chú ý: Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc được tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.
2. LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN :
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt đ6ọng của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa chứng từ; chỗ trống phải gạch chéo; khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.
- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải thuân theo quy định. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ.
3. KÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN :
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ, bằng bút chì.
4. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN :
- Tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt.Nghiệp vụ kinh tế phát sinh là hoạt động liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất KD của doanh nghiệp.
* Chú ý: Nợ, Có chỉ mang tính quy ước, không có hàm ý về kinh tế. Nợ không có hàm ý là nghĩa vụ phải trả hay Có không có nghĩa là có được, nhận được. Khi ghi chép vào tài khoản kế toán cần phải tuân thủ nguyên tắc sau:
- Các nghiệp vụ gây nên sự vận động tăng/ giảm tập hợp một bên và bên còn lại tập hợp các nghiệp vụ gây nên sự vận động tăng/giảm của đối tượng phản ánh.
- Ghi Nợ một tài khoản là ghi một số tiền vào bên Nợ tài khoản đó. Và tương tự với bên Có./.